Frequently Asked Question

HLI est compatible avec la facturation électronique. Le format que nous retenu est le format UBL.

Mais avant, c'est quoi la facturation électronique:

But

La facturation électronique vise à dématérialiser le processus d'émission, de transmission et de réception des factures entre entreprises ou entre entreprises et administrations publiques. Elle permet de remplacer les factures papier par des factures électroniques structurées, souvent au format XML, UBL ou PDF signé, conformes à des normes légales. L'objectif principal est de faciliter la gestion des factures, d'accélérer les processus de paiement, et d'améliorer la traçabilité des transactions financières.

Avantages

1. Réduction des coûts : Moins de dépenses liées à l'impression, au stockage et à l'envoi des factures papier.
2. Efficacité accrue : Les processus de validation et de traitement des factures sont plus rapides grâce à l'automatisation.
3. Conformité légale : Les factures électroniques peuvent être conformes aux exigences fiscales, ce qui améliore la transparence et simplifie les audits.
4. Traçabilité et sécurité : Chaque étape du processus de facturation est enregistrée, et les documents sont plus difficiles à falsifier que les factures papier.
5. Diminution des erreurs : L'automatisation réduit les erreurs humaines lors de la saisie et du traitement des factures.
6. Impact environnemental réduit : Moins d'utilisation de papier et d'encre, ce qui contribue à une démarche écoresponsable.
7. Génération des écritures comptable : Une facture électronique peut être lue avec un logiciel de comptabilité et générer les écritures comptables automatiquement. En effet, elle contient toutes les informations nécessaires pour réaliser cette tache. 

Inconvénients

1. Coût d’implémentation initial : Mettre en place un système de facturation électronique peut nécessiter un investissement en logiciels, formation et infrastructures IT.
2. Adaptabilité technique : Certaines petites entreprises peuvent avoir des difficultés à s'adapter aux systèmes électroniques complexes.
3. Dépendance technologique : Les systèmes de facturation électronique dépendent d'une infrastructure informatique fiable et de la connectivité internet.
4. Compatibilité : Les différents formats et normes de facturation électronique (comme UBL, Factur-X, etc.) peuvent poser des problèmes de compatibilité entre partenaires commerciaux.
5. Sécurité et confidentialité : Même si les systèmes sont sécurisés, ils ne sont pas totalement à l'abri de cyberattaques ou de piratage.

Divers modes de facturation électronique

1. EDI (Échange de Données Informatisé) : Un mode structuré et automatisé où les informations de la facture sont directement échangées entre systèmes informatiques au format EDI. C'est souvent utilisé dans les grandes entreprises.
2. PDF signé électroniquement : Une facture en format PDF, souvent accompagnée d’une signature électronique qui garantit son authenticité et sa validité légale.
3. Factur-X : Un format hybride qui combine un PDF lisible et une version XML structurée de la facture. Cela permet à la fois une lecture humaine et un traitement automatisé des données.
4. UBL (Universal Business Language) : Un format XML normalisé pour les échanges électroniques de documents commerciaux, largement utilisé pour les factures électroniques dans de nombreux pays.
5. Portails de facturation électronique : Des plateformes dédiées qui permettent aux entreprises de générer, envoyer et recevoir des factures électroniques tout en assurant la conformité légale.

La facturation électronique est donc un levier d'efficacité et de transparence pour les entreprises, malgré les défis technologiques qu'elle peut poser, en particulier pour les plus petites structures.

La phase de génération de la facturation:

Le fournisseur créé sa facture puis lorsqu'il la valide, elle est transformée en facture électronique au format UBL. Elle est envoyée automatiquement à un PDP. Le PDP reçoit la facture, vérifie ses informations, ajoute des contrôles de cohérence et l'envoi au client final et à l'ETAT.

La phase de lecture de la facturation:

 Le client final reçoit cette facture au format UBL. Il peut ouvrir sa comptabilité puis l'intégrer dedans.

L'ETAT peut suivre toutes les TVA qu'il va percevoir.

Pour faciliter la lecture de ces nouvelles factures, HORUS SOLUTIONS a développé un lecteur universel de facture UBL. Pour ceux qui n'ont pas HLI, une application windows a été développée. Pour ceux qui ont HLI, un lecteur natif a été intégré.