Frequently Asked Question

HLI dispose de la gestion des brouillards comptables. Un brouillard stocke les écritures en attente de validation. 

REGLE DE GESTION DES BROUILLARDS:

1) une écriture saisie dans un brouillard a les mêmes caractéristiques que celles qui sont saisies dans les journaux comptables.

2) une écriture en brouillard a 3 états : 
         en cours: l'écriture a été saisie dans un journal comptable. Elle apparaît dans le brouillard en couleur grise. Elle ne peut pas ni être modifiée ni supprimée.
         en attente: l'écriture a été saisie dans le brouillard et est en attente de validation. Elle apparaît dans le brouillard en couleur bleue. Elle n'est pas prise en compte dans les impressions (balance, grand livre ou journaux mensuels) ou dans les calculs des soldes. Elle apparaît dans les extraits de compte mais ne peut pas être lettrée.
         validée: l'écriture du brouillard a été validé par le responsable. Elle a toutes les caractéristiques d'une écriture définitive. Elle apparaît de couleur noire.

3) les écritures des brouillards peuvent être validées soit par le propriétaire du brouillard soit par le responsable de la comptabilité. Le propriétaire d'une écriture est l'utilisateur qui a crée cette dernière. Ce paramètre se change dans les options comptables, onglet brouillard

4) un utilisateur peut accéder soit :
à aucun brouillard, dans ce cas, un message d'erreur d'affiche lors de l’accès aux brouillards
à ses brouillards, dans ce cas, il ne verra que ce qu'il a saisie.
à tous les brouillards, dans ce cas, il pourra accéder à tous les brouillards de tous les utilisateurs. Une liste pour sélectionner le propriétaire est disponible.

5) soit un utilisateur est non responsable, auquel cas, il pourra saisir dans les brouillards, soit il est responsable auquel cas, il sera validateur des brouillards. Ce paramètre est défini dans sa fiche.

CONDITIONS POUR VALIDER UNE ECRITURE:

Voici les conditions à remplir pour valider une écriture:

Pour être validateur, il faut 3 conditions

1) dans le chrono des brouillards, la validation doit être sur bouton:

2) avoir le groupe du user bien configuré:

3) être soit le propriétaire si la validation est sur propriétaire soit être responsable si la validation est sur responsable.

FONCTIONS DU VALIDATEUR:

Le validateur a un rôle important car c'est lui qui doit valider les écritures du brouillards pour les rendre "officielles" dans les journaux.

1) les filtres et la recherche: Le validateur dispose de filtres pour rechercher les brouillards. Il doit d'abord spécifier le journal puis la période. Ensuite, il peut choisir le propriétaire (soit un propriétaire spécifique soit tous les propriétaires) des écritures dans le journal de la période et il peut aussi choisir l'état des écritures (en cours, en attente ou déjà validé). 

2) impression des brouillards: Le validateur peut imprimer les brouillards pour faciliter le contrôle. Pour cela, le validateur peut cliquez sur l'icône:

3) demande de correction: Le validateur pendant son contrôle, peut demander au propriétaire de la pièce, de faire une correction sur une pièce donnée. Le motif de la correction apparaît en rouge. Le propriétaire, une fois corrigé, enlève la demande de correction.

Une fenêtre s'ouvre qui permet de saisir le motif de la correction. Il fut être succinct, car vous n'avez que 30 caractères pour vous exprimer.

Le motif de correction s'affiche dans la colonne correction:

4) validation des pièces en attente:  Le but ultime du validateur consiste à valider les pièces. Pour cela, il doit cliquez 

Lorsque vous cliquez sur le bouton de validation, vous arrivez la la page suivantes:

Vous avez 2 options pour valider: 
- soit par rapport aux jours
- soit par rapport aux pièces

Si vous optez pour le jour, toute les pièces comprises entre le jour de début et le jour de fin seront validées.

Si vous optez pour les pièces, alors vous aurez la liste des pièces.

Choisissez les pièces que vous souhaitez valider puis cliquez sur le bouton Vert. Seules les pièces en attente seront affichées.

FONCTIONS DES AGENTS DE SAISIE:

Pour ajouter un nouveau brouillard, cliquez sur le bouton +

Vous accédez à la page de saisie d'un nouveau brouillard. Ce dernier ce comporte comme une saisie dans un journal, sauf qu'il s'agit d'un brouillard et que les écritures tant qu'elles ne sont pas validées ne sont pas réellement intégrées dans la comptabilité.

Lorsque débit = crédit alors vous pouvez fermer le brouillard. Il passe automatiquement en mode Attente, brouillard en bleu.

FONCTIONS COMMUNES:

L'icône suivante permet de connaitre qui à créé, qui à modifié et qui à validé

Sélectionnez la ligne dont vous voulez avoir ces informations, puis cliquez sur cette icône. Vous obtiendrez la panel suivant:

Vous pouvez aussi accéder au détail du brouillard sélectionné en cliquant sur m'icône suivantes:

Vous obtiendrez le détail des écritures du brouillard en cours: